Jak ograniczyć wydatki na paliwo w transporcie drogowym?

Przeczytaj także: 5 zalet korzystania z kart paliwowych w transporcie

Cena paliwa to jedna z tych pozycji kosztowych w transporcie, która nieustannie się zmienia. Ze względu na kraj czy miasto, w którym realizujemy przewozy, ale też z powodu wielu czynników zewnętrznych, na które przedsiębiorca nie ma wpływu. Na co ma więc wpływ? Z pewnością na planowanie tankowań, których dokonuje kierowca w trasie. Można powiedzieć, że 2022 rok był punktem zwrotnym w podejściu do zakupu paliwa w branży TSL. W końcu w tamtym okresie w Europie ceny płynnego złota były niemal dwukrotnie wyższe niż rok wcześniej. Po tych wydarzeniach przedsiębiorcy zaczęli zwracać większą uwagę na to, gdzie i kiedy kierowca kupuje paliwo, a także częściej decydują się na przekazanie tego zadania dyspozytorom czy spedytorom. Dlaczego? Ponieważ wyposażeni w technologie są w stanie spojrzeć na dany kurs z szerszej perspektywy i wskazać najbardziej korzystne miejsce i czas na tankowanie. To wszystko składa się na przemyślaną strategię paliwową, która może przynieść firmie od kilku do kilkuset tysięcy złotych oszczędności w skali roku. Co powinniśmy uwzględnić w takim planie? Jak ograniczyć wydatki na paliwo do minimum? Na pytania odpowiadają eksperci Grupy Inelo i Eurowag.

Koszt paliwa jest jednym z największych wydatków firmy przewozowej, sięgającym nawet do 40 proc. wszystkich opłat danego przedsiębiorstwa. Przy zakupie paliwa istotna jest nie tylko jego cena za każdy litr, ale również właściwe planowanie tankowań w poszczególnych krajach i aktywne obserwowanie zmian cen paliw na europejskich rynkach, by świadomie dokonywać trafnych decyzji. Jakie kroki podjąć, by zaoszczędzić na paliwie od kilku do nawet kilkuset tysięcy złotych w skali roku?

Monitoruj ceny paliw na stacjach

Pierwszy krok może wydawać się prosty i oczywisty, ale często jest decydujący w całym procesie. Ceny paliw na stacjach mogą różnić się względem siebie nawet o kilka lub kilkanaście eurocentów, dlatego bardzo ważnym kryterium wyboru jest odpowiednie zaplanowanie miejsc, w których kierowca tankuje pojazd. Przykładowo w Polsce cena za litr diesla kosztuje 1,38 euro, podczas gdy jego cena w Niemczech wynosi już 1,59 euro (aktualizacja na dn. 21.06.2023) .

Niebagatelne znaczenie ma to, na jakiej stacji zatrzyma się kierowca, za jaką cenę zatankuje paliwo oraz to, czy bak pojazdu uzupełni o 30 czy 100 litrów, bo w transporcie wszystko robi skalę. Choć 10 eurocentów, czyli około 0,50 gr różnicy w cenie za każdy litr paliwa wydaję się być niedużym obciążeniem dla przewoźnika, to pomnożony przez ilość zatankowanego paliwa, a także liczbę podobnych zdarzeń w miesiącu, może dawać już znaczący, dodatkowy wydatek, którego nie da się tak łatwo zignorować. Z tego względu istotna jest kontrola cen paliw na poszczególnych stacjach na bieżąco za pomocą dedykowanych do tego rozwiązań technologicznych np. aplikacji - mówi Tomasz Czyż, Główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Grupa Inelo i dodaje, że otrzymaną listę stacji z aktualnymi cenami paliw dyspozytorzy czy spedytorzy mogą zaimportować do systemu telematycznego, a wówczas będą widzieć obecną lokalizację pojazdu w trasie, najbliższe stacje, które kierowca będzie mijał po drodze, a te informacje mogą skorelować z bieżącymi cenami paliw. Wówczas otrzymają oni niezbędny pakiet danych do podjęcia jak najkorzystniejszej decyzji.

Planuj tankowania

Przemyślana strategia paliwowa wymaga od przewoźnika zastanowienia się i podjęcia decyzji, kto tak właściwie będzie zajmował się procesem planowania tankowań. Choć wcześniej to kierowca, będący w trasie, głównie decydował o tym, gdzie uzupełnić paliwo i o ile litrów, to w ostatnim czasie można zauważyć, że ta tendencja się zmienia.

Zauważalna jest zmiana podejścia przewoźników do planowania zakupu paliwa, którzy zaczynają to zadanie delegować spedytorom lub w większej firmie – dyspozytorom. Osoby zarządzające transporterem mają większy dostęp do nowoczesnych technologii, a dzięki temu mogą od razu zorientować się w sytuacji, gdzie najlepiej byłoby zatankować i taką informację szybko przekazać kierowcy. Jeśli kierowca przebywa w Belgii i do końca nie jest w stanie oszacować, ile litrów powinien zatankować, żeby dojechać do Polski, to spedytor za pomocą systemu GBox może wysłać komunikat o dokładnej liczbie litrów paliwa, niezbędnej na dojazd do celu. Dlaczego jest to takie ważne? Jeśli chcemy zredukować koszty do minimum, to kierowca powinien wracać z jak najmniejszą ilością paliwa do bazy, a zaplanowanie tego nie jest trudne do wdrożenia, ale wymaga pewnej, powtarzalnej strategii i bycia konsekwentnym w podejściu do zakupów paliwa – komentuje Tomasz Czyż z Grupy Inelo.

Nie zapominaj o narzędziach

Warto zaznaczyć, że ciężko byłoby zaplanować właściwą strategię paliwową bez wsparcia odpowiednich technologii do kontroli zużycia paliwa i ograniczania kosztów. Mogłoby to się okazać wręcz niemożliwe do realizacji. W jakie technologie dobrze jest się wyposażyć, aby skutecznie planować tankowania?

Zainwestuj w sondę paliwową

W ostatnim czasie renesans przeżywają sondy paliwowe, które ponownie zaczęły się cieszyć dużym zainteresowaniem wśród przewoźników. Trzeba zaznaczyć, że przestały one być traktowane głównie jako zabezpieczenie przed kradzieżą paliwa, a częściej są wykorzystywane do kontroli jego zużycia.

Sondy paliwowe pozwalają uzyskać dokładniejsze dane na temat poboru paliwa w obu zbiornikach niż te, które możemy otrzymać na podstawie informacji z szyny CAN pojazdu i wskazaniach pływaka w jednym zbiorniku paliwa. Warto tutaj zaznaczyć, że sondy paliwowe są dość precyzyjne, ponieważ mówimy o dokładności 2-3 proc. maksymalnego błędu pomiarowego, co z pewnością przełoży się na możliwość podejmowania bardziej świadomych decyzji w zakresie planowania tankowań. – zaznacza ekspert Grupy Inelo.

Skorzystaj z bezgotówkowych płatności

Karty paliwowe pozwalają zaoszczędzić przewoźnikom na paliwie czy na dodatkowych usługach związanych np. z serwisowaniem pojazdu. Dodatkowo firmom przewozowym znacznie ułatwiają monitorowanie wydatków związanych z zakupem paliwa dla całej floty.

Łatwiejsze zarządzanie wydatkami w firmie przewozowej to jedna z podstawowych zalet karty paliwowej, która może zredukować koszty operacyjne związane z przetwarzaniem dużej liczby dokumentów i oszczędzić czas niezbędny do przejrzenia wszystkich faktur. Dzięki karcie paliwowej, osoby zarządzające transportem mogą kontrolować wydatki na paliwo dla całej floty niezależnie od marki paliwa czy lokalizacji danego pojazdu, a także ustalać limity wydatków dla każdej z nich. Informacje te przedstawione są w sposób bardziej czytelny, bo zestawione są na jednej, miesięcznej fakturze, co może ułatwić proces rozliczania. Dodatkowo, karty paliwowe nie tylko oferują zniżki na paliwo, ale również umożliwiają zakup dodatkowych usług w atrakcyjniejszej cenie, jak np. można otrzymać rabat na mycie pojazdu, naprawę i czyszczenie ciężarówki, opłatę za nocny parking. Przy wyborze dostawcy karty paliwowej warto zwrócić uwagę na szeroką sieć akceptacji, jak np. nasze karty paliwowe dostępne są aż na 15 000 stacjach w 30 krajach Europy, co równoznaczne jest z tym, że kierowca nie powinien mieć trudności ze znalezieniem danej stacji - podkreśla Radosław Tatarski, VP of Sales Operations & PMI, Eurowag.

Co ma wspólnego TMS i telematyka z oszczędzaniem paliwa?

Systemy klasy TMS pozwalają na zaimportowanie danych dotyczących zakupów paliwa z kart paliwowych, zbiornika na bazie, jak i z systemów telematycznych, co znacząco ułatwia kontrolę zużycia oleju napędowego.

Spedytor konieczność zatankowania może uwzględnić w formie zadania, które kierowca otrzyma w aplikacji lub komputerze pokładowym umieszczonym w pojeździe. Wówczas kierowca musi zaraportować osobie zarządzającej transportem, że wywiązał się z realizacji tego zadania np. poprzez system telematyczny, co oznacza, że spedytor w czasie rzeczywistym będzie wiedział o tankowaniu zanim dostanie fakturę od wybranego operatora karty paliwowej. W systemach klasy TMS otrzymane dane od kierowcy spedytorzy mogą porównywać z raportami z plików kart paliwowych, które zazwyczaj mogą być trudne w odbiorze, ponieważ zawierają płatności za opłaty drogowe i inne koszty. Należy jednak pamiętać o tym, że dane za tankowania powinny być odpowiednio skonfigurowane w systemie. Plik powinien być w poprawnym formacie, aby system automatycznie przyporządkował tankowania do właściwego pojazdu, a dzięki temu możemy podglądać rentowność przejazdów w danym miesiącu – podsumowuje Tomasz Czyż.