Leasing samochodu: stresujący koniec kontraktu

Przeczytaj także: Flota samochodowa: jak ją finansować?

Matryca rekalkulacyjna

Za to metodą jeszcze mało rozpowszechnioną na rynku, a dość bezpieczną dla obu stron jest stosowanie tzw. matrycy rekalkulacyjnej. Matryca to tabela dołączona do kontraktu, która w jasny sposób jeszcze przed rozpoczęciem eksploatacji pojazdu definiuje, w jakim zakresie może się zmieniać rata leasingowa przy wszelakich wariancjach okresu jak i przebiegu użytkowanego pojazdu. Wtedy dla środka lokomocji generującego inne przebiegi niż zakładane, zmieniamy ratę leasingową na taką, która została określona dla tychże parametrów.

III Ustalenie metodologii rozliczania uszkodzeń między leasingobiorcą, a użytkownikiem pojazdu.

Dokładność w dokumentacji

Ogromy wpływ na koszty generowane przez samochód w trakcie trwania kontraktu jak i na jego końcu ma sposób eksploatacji i dbania o pojazd przez użytkownika. Dlatego też, jeśli działania kierowcy powodują straty dla firmy, powinniśmy działać. Jednak abyśmy mogli takie czynności prowadzić, musimy już na etapie tworzenia polityki samochodowej zdefiniować - kto, za co i w jakim stopniu ponosi odpowiedzialność finansową.

Użytkownik pojazdu, jeszcze przed jego odbiorem powinien wiedzieć, że jeśli nie będzie dbał o majątek firmy (nawet, jeśli dana rzecz nie stanowi aktywów przedsiębiorstwa), poniesie odpowiedzialność finansową. Po określeniu zasad, łącznie ze wskazaniem określonych konsekwencji, niezmiernie ważne jest należyte prowadzenie dokumentacji pojazdu. Rzetelne wypełnienie protokołów przekazania samochodu pozwoli nam skorzystać z przynależnych praw i zminimalizować straty firmy.

Skrupulatność lub wiara w uczciwość

W przypadku zidentyfikowania podczas zdania pojazdu uszkodzeń powstałych w okresie jego eksploatacji, będziemy mogli obciążyć nie tylko ostatniego użytkownika, ale i poprzednich, jeśli z jakiś uzasadnionych powodów naprawy nie były przeprowadzone tuż po ich powstaniu. Nie zapomnijmy, że znacznie łatwiej przenieść na pracownika obowiązek pokrycia kosztów związanych z uszkodzeniami powstałymi w wyniku jego działań, jeśli zagwarantujemy sobie takie prawo w polityce samochodowej (lub w innych dokumentach firmowych).

Jeśli zaniedbamy zapisanie tego typu paragrafów, będziemy musieli liczyć na przyznanie się pracownika do spowodowania uszkodzeń lub czeka nas trud związany z jednoznacznym udowodnieniem, że powstały one z winy zatrudnionego. Istotne jest, że użytkownika pojazdu możemy obciążyć kosztami, jeśli faktycznie one wystąpiły lub jeśli w polityce samochodowej posiadamy, co jest rzadko spotykane, taryfikator za poszczególne rodzaje uszkodzeń – swego rodzaju kary umowne.

Wybór menedżera

Zastosowanie powyżej omówionych rozwiązań w znacznym stopniu ograniczy koszty, z jakimi dla leasingobiorcy wiąże się użytkowanie samochodu wynajętego. Na pewno nie wszystkie z nich uznane zostaną za możliwe do zastosowania w każdej firmie, jednak stanowią swego rodzaju katalog praktyk. Menedżer może więc wybrać działanie najbardziej odpowiadającego specyfice jego firmy.

Bartłomiej Wiśniewski. Autor odpowiada za zarządzanie flotą w firmie Provident