Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Przeczytaj także: Tworzymy idealne car policy

4. Cykl życia pojazdu w przedsiębiorstwie, warunki wymiany i sprzedaży pojazdów poeksploatacyjnych.
Warto określić wiek i przebieg, przy jakim następuje wymiana samochodu. Daje to możliwość przewidywania kosztów w czasie, nie narażając firmy na nieprzewidziane inwestycje. Dodatkowo istotne jest, w jaki sposób auta są przydzielane pracownikom. Czy użytkownik po utracie pojazdu, np. w wyniku kradzieży, szkody całkowitej czy awarii dyskwalifikującej go do ekonomicznej naprawy i dalszej eksploatacji, może liczyć na nowy środek lokomocji czy raczej używany i jakiej kategorii? Dobry pomysł stanowi określenie, w jaki sposób przedsiębiorstwo będzie się pozbywało pojazdów po zakończeniu eksploatacji. Czy pracownik otrzyma prawo pierwokupu? Jakie warunki musi spełnić (na przykład co najmniej dwuletni staż pracy w danym podmiocie). Co wpływa na cenę sprzedaży (może jakieś preferencje dla pracownika)?

5. Koszty związane z użytkowaniem samochodu.
Choć może zabrzmi to nieco dziwnie, samochody służbowe mogą być używane do różnych celów. Tam, gdzie pojazd jest tylko narzędziem pracy i pracownik zostawia pojazd na terenie przedsiębiorstwa, pracodawca najczęściej pokrywa większość kosztów, gdyż są związane z prowadzonym biznesem. W przypadku stanowisk, w których pojazd stanowi benefit dla użytkownika, polityka flotowa powinna dokładnie określać wydatki jakie w związku z tym przywilejem ponosi zatrudniony. Warto zapisać konkretny punkt związany z korzystaniem ze środka lokomocji podczas urlopu – czy musi stać pod firmą lub też w jakim zakresie można z niego korzystać podczas wyjazdów wakacyjnych (np. zakaz/pozwolenie przekraczania granicy państwa, naprawa zepsutego auta w wolnym czasie itp.). Nie zapomnijmy wspomnieć, w jaki sposób kierowcy płacą podatek za użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych, jeśli ma to zastosowanie. No i mandaty, niezależnie od tego czy jazda była w interesie firmy, czy swoim – zgodnie ze zwyczajem stosowanym w wielu firmach, pokrywają je kierowcy.

6. Prawa i obowiązki użytkownika pojazdu oraz menedżera floty.

W tej części należy jasno określić zakres obowiązków spoczywających na pracowniku użytkującym pojazd służbowy oraz na osobie zarządzającej flotą.

Pracownik powinien zadbać między innymi o:

• zachowanie odpowiedniej dbałości o pojazd
• pilnowanie terminów badań technicznych i przeglądów okresowych
• sprawdzanie poziomu płynów eksploatacyjnych
• sprawdzanie stanu ogumienia i oświetlenia
• przestrzeganie zakazu palenia (jeśli takowy wprowadzono, co zresztą polecamy)
• korzystanie, w określonym w polityce flotowej zakresie, z myjni
• tankowanie pojazdu zgodnie ze wskazanymi procedurami (rodzaj paliwa, marka stacji, zakaz tankowania w weekendy itp.)

Obowiązki osoby odpowiedzialnej za flotę samochodową to między innymi:

• zapewnienie ogumienia sezonowego
• zarządzanie zakupem i sprzedażą pojazdu
• prowadzenie dokumentacji
• kontrolowanie kosztów ponoszonych na utrzymanie floty samochodowej
• prowadzenie edukacji kierowców z zakresu efektywnego i bezpiecznego użytkowania pojazdu
• pomoc w razie awarii samochodu, wypadku
  - itd.

7. Sposób postępowania w przypadku wypadków, kolizji, awarii jak i planowanych przeglądów.
Te informacje może zawierać sama polityka flotowa lub załącznik opisujący procedury postępowania. Nie powinny one pozostawiać wątpliwości, jak w każdej z wymienionej sytuacji powinien postąpić kierowca, ile ma czasu na dane działania, kogo powinien poinformować o ich zajściu. Można zaznaczyć ewentualne konsekwencje w razie nie zastosowania określonej procedury.