Flotowiec kontra kierowca

Przeczytaj także: Segment A: liderem wartości rezydualnej Škoda Citigo

To odwieczna zabawa w kotka i myszkę. Flotowiec ściga kierowcę, bo musi go kontrolować, zaś użytkownik wieje przed nim, postępując jak mu wygodnie. Przynajmniej tak sytuacja wygląda z punktu widzenia zarządu, który chce mieć na wszystko oko, uważając jednocześnie, że nikt nie ma ochoty przestrzegać procedur. A właśnie owe procedury regulują i ułatwiają wszystkim życie. Nie stanowią jednak czystej teorii, a codzienną mozolną pracę nad prawidłowym funkcjonowaniem wszystkich trybów w maszynie, jaką jest firma.

Bezduszne terminy

Nie tylko flotowiec narzuca i egzekwuje regulamin użytkowanie samochodów, cały ten mechanizm nierozerwalnie wiąże się z innymi działami. Zarządzający pojazdami koordynuje te wszystkie tryby, bo przecież flota, to przede wszystkim aspekt finansowy, czyli koszty. Zakup aut trzeba uwzględnić w budżecie firmy, a dochodzą jeszcze wydatki związane z ich eksploatacją, ubezpieczeniami, oponami, paliwem oraz działaniami stricte administracyjnymi. A także aspekt ludzki, na który nie zawsze mamy wpływ.

Kierowcy, aby żyć w zgodzie z działem finansowym muszą przestrzegać bezdusznych terminów rozliczeń. Rachunki przedłożone bowiem po upływie ustalonej daty, nie będą mogły być uwzględnione w deklaracji VAT, a tym samym firma nie odzyska poniesionych wydatków na poczet tego podatku, który można odliczyć. Problem stanowi również ujęcie takich przeterminowanych rachunków w zestawieniu kosztów firmy... Dział finansowy ma prawo odmówić przyjęcia rozliczenia po ustalonym terminie i koszty poniesie prawdopodobnie niezdyscyplinowany użytkownik środka lokomocji.

Wykrycie nieprawidłowości

W każdej firmie istnieje odrębna struktura działu handlowego składającego się zarówno z ekipy handlowców w terenie, jak osób przebywających w siedzibie firmy. Tu bezpośredni udział ma flotowiec, który na co dzień kontaktuje się z użytkownikami samochodów, jak również korzysta z narzędzi kontrolnych. Pozostawiony bez kontroli kierowca może odczuwać pozorną bezkarność i wykorzystywać auto dla celów nie zawsze zgodnych z polityką firmy i jej korzyścią. Użytkuje więc pojazdy służbowe do celów prywatnych bez zezwolenia, tankuje na koszt firmy do kanistrów lub innych samochodów, załącza rachunki za „dziwne” naprawy, licząc, że w natłoku dokumentacji „przejdą”.

Niestety... Z pewnością większości moich kolegów i koleżanek po fachu zdarzyło się wykrycie nadużyć. Każdą taka sytuację należy dokładnie zbadać, czy to błąd, czy świadoma działalność. Jesteśmy niejako pośrednikiem w dialogu pomiędzy zainteresowanymi, a innymi działami (ich kierownikami) i zarządem.

Uniknąć poczucia bezkarności

To flotowiec inicjuje optymalizację kosztów w działach poprzez propozycję optymalizacji tras, likwidację pustych przebiegów generujących nadprzebieg, co znacznie redukuje wydatki na paliwo. Wprowadzenie norm spalania również przyczynia się do ograniczenia nadużyć i wpływa na bezpieczeństwo jazdy. Kierowcy, aby zmieścić się „widełkach” między innymi unikają przekraczania prędkości. Bezpieczna flota, to mniej szkód, a mniej szkód to tańsze ubezpieczenia oraz spadek ilości dni nieobecnych w pracy z powodu urazów. Tyle że kierowcy tego jakoś nie potrafią zrozumieć, bo wolą szaleć nieswoimi pojazdami, napędzanymi firmowym paliwem.

Bardzo istotne jest więc stałe podnoszenie świadomości w aspekcie bezpiecznej i ekonomicznej jazdy, co także zmniejszy straty dla firmy. Udowodnienie celowego lub lekkomyślnego działania np. w uszkodzeniu sprzęgła, za którego wymianę zapłaci użytkownik, czy też udział własny w szkodach z winy użytkownika z pewnością podniesie poczucie odpowiedzialności za pojazdy u innych. Bo przecież „skoro Zbychu zapłacił, mnie też to grozi”. Brak konsekwencji w stosowaniu kar poskutkuje ogólnym poczuciem bezkarności.

Zdyscyplinować zarząd

Największym problemem jest zdyscyplinowanie zarządu, bądź właściciela firmy, który najczęściej użytkuje auto firmowe, będące jego własnością, traktując je również jak samochód prywatny. Bardzo ciężko jest wyjaśnić mu tę subtelną różnicę, bywa, że robi to urząd skarbowy, niestety ich usługi szkoleniowe są dość drogie… Często jednak jest to jedyny sposób, aby prawda absolutna o bezdusznych przepisach dotarła do zacnego grona kierowniczego, bo to, co działa na przeciętnego pracownika, nierzadko odbija się od muru „tych lepszych”.

Flotowiec w swojej pracy musi niczym psycholog lawirować w kontaktach z użytkownikami aut. Bezwzględnie przestrzegać procedur, a jednocześnie stosować ludzkie spojrzenie na pewne sprawy, a zawsze okazywać chęć niesienia pomocy kierowcy. Jeśli obie strony rozumieją, że każdy ma swoje obowiązki, które wypełnia dla ogólnego dobra, nawet kontrola czystości auta pójdzie sprawnie.