Jak wybrać auto flotowe?

Przeczytaj także: Zakup auta firmowego: czy sektor MŚP może negocjować?

Zakup samochodu flotowego bardzo często wiąże się z wyborem konkretnej marki, która będzie przez najbliższe kilka lat jeździła w naszej firmie. Pojazd musi w 100 procentach spełnić indywidualne wymagania każdego przedsiębiorstwa, dlatego zanim rozpiszemy przetarg należy zdefiniować najważniejsze kryteria. Dotyczyć one powinny oceny aut oraz uwzględniać przez jaki czas chcemy być związani z danym importem/dealerem.

Cztery kategorie aut

Pierwszy krok, który bardzo ułatwi określenie dokładnych potrzeb firmy, to analiza Car Policy w kontekście benefitów i użyteczności na konkretnych stanowiskach. Ważne jest sprecyzowanie ilości kategorii modeli, przyporządkowanych do grup stanowisk. Warto przemyśleć na tym etapie możliwość ich ograniczenia i skonkretyzowania, co uprości zarządzanie flotą i dostosowanie parku maszyn do rotacji stanowisk. Prosta i przejrzysta struktura benefitów i kategoryzacji samochodów służbowych w firmie na poszczególnych stanowiskach znacznie ograniczy roszczenia ze strony pracowników.

W Hoop Polska oraz całej Grupie Kofola wprowadziliśmy cztery kategorie samochodów (nie licząc tutaj pojazdów dla zarządu spółki), co wpłynęło na optymalizację działania naszej floty i działania związane z benefitami dla pracowników, a takowym przecież jest również korzystanie z pojazdów służbowych.

Sposób na oszczędności

Już na starcie projektu skupiliśmy się głównie na zadaniach, jakie na poszczególnych stanowiskach ma spełniać samochód służbowy. Z uwagi na to, że działamy w branży FMCG i zatrudniamy przedstawicieli handlowych, zależało nam głównie na tym, aby pracownicy otrzymali auto, które będzie miało określoną ładowność oraz zapewni komfort i bezpieczeństwo kierowców. Podobnie określiliśmy kryteria dla wszystkich stanowisk, ze szczególnym uwzględnieniem kluczowych menedżerów.

Zmiana/wybór marki samochodu, to także doskonała okazja do przeanalizowania, czy nie należy ograniczyć liczby stanowisk, na których pracownicy korzystać będą z samochodu służbowego. Taniej będzie wprowadzić np. dla 20 pracowników, którzy „sporadycznie” korzystają z firmowego auta do celów służbowych, tzw. samochody pulowe, dostępne na konkretne wyjazdy. Może się wtedy okazać, że zmniejszymy liczbę o kilka, kilkanaście, czy nawet kilkadziesiąt sztuk. Dla firmy będą to wymierne oszczędności finansowe. W naszym przypadku na długo przed przygotowaniami przetargu rozważaliśmy dokładnie każde stanowisko, a dodatkowo zweryfikowaliśmy wykorzystanie samochodów pulowych, co spowodowało obniżenie ilości aut o kilka procent.

Ważny harmonogram

Bardzo ważnym punktem projektu jest określenie aktualnych zobowiązań wynikających z zawartych umów i przygotowanie harmonogramu wymiany floty oraz zachowanie standardów ustalonych w siatce benefitów. Polski rynek samochodowy nie zmusza nas do twardych deklaracji zakupowych i zawierania umów na wyłączność, a warunki rabatowe udzielane przez importerów opierają się głównie o potencjał zakupowy klienta. Niestety, zupełnie inaczej wygląda to w Czechach i na Słowacji, gdzie importerzy oczekują konkretnych zobowiązań. Bardzo duże różnice występują także w standardach współpracy z CFM-ami – w tym zakresie rynek czesko-słowacki ma jeszcze wiele do nadrobienia. W przypadku Grupy Kofola udało się jednak przygotować odpowiednie harmonogramy dla wszystkich krajów i określić konkretny plan czasowo-finansowy.

Testowanie pojazdów

Kolejnym etapem projektu był wybór określonych marek, które spełniały kryteria dotyczące funkcjonalności, wyposażenia, bezpieczeństwa oraz kosztów eksploatacji. Przygotowaliśmy kilkumiesięczny proces testowania samochodów równolegle w trzech krajach: Polsce, Słowacji i Czechach. W Polsce samochody testowało 20 osób, które zostały odpowiednio dobrane do określonych kategorii pojazdów pod względem użytkowym. Elementy wpływające na ocenę prezentujemy w ramce.

---

Elementy oceny auta przez pracownika

Pracownicy Grupy Kofola sprawdzali samochód według specjalnych wytycznych. Dotyczyły one parametrów technicznych samochodu oraz komfortu jazdy. Kierowcy brali pod uwagę między innymi:

• design zewnętrzny,
• jakość wykończenia wnętrza,
• ilość miejsca we wnętrzu samochodu, ilość i wielkość schowków, dostęp do strefy pasażerskiej,
• pojemność bagażnika i dostęp do niego,
• widoczność z fotela kierowcy,
• regulacja kierownicy, fotela kierowcy,
• czytelność wskaźników w dzień i w nocy,
• intuicyjność obsługi,
• radio i nagłośnienie,
• klimatyzacja i wentylacja,
• praca układu kierowniczego,
• zwrotność,
• komfort tłumienia nierówności,
• zachowanie na zakrętach,
• natężenie hałasu podczas jazdy,
• przyspieszenie,
• zużycie paliwa,
• precyzja pracy skrzyni biegów,
• przyczepność na drodze w czasie jazdy,
• działanie hamulców.

---

Po zakończeniu testów, dokonaliśmy szczegółowej analizy wyników i przygotowaliśmy rekomendację określonych marek i modeli samochodów z uwzględnieniem parametrów technicznych, wyposażenia, komfortu jazdy, spalania i kosztów eksploatacji (przeglądy/naprawy/części), kosztów zakupu samochodów (w zależności od formy finansowania), wartości rezydualnych oraz kosztów ubezpieczenia i innych opłat.

Rozmowy międzynarodowe

Na tej podstawie powstało szczegółowe TCO (Total Cost of Ownership) dla wybranych marek i modeli pojazdów, rozszerzone o szczegółowe analizy parametrów ocenianych w czasie testów. Cały proces „przygotowania przetargu” był bardzo praco i czasochłonny - pamiętajmy, że dotyczył równolegle trzech krajów. Jednak ta inwestycja się opłaciła i znacznie przyspieszyła sprawy decyzyjne w całej Grupie Kofola oraz skróciła proces ofertowania wybranych dostawców marek. W zapytaniach ofertowych dokładnie sprecyzowaliśmy modele i wyposażenie samochodów i standaryzowaliśmy je dla importerów z trzech krajów.

Spotkania przetargowe prowadziliśmy równolegle z importerami z każdego kraju – mieliśmy więc okazję porównywać warunki współpracy, warunki handlowe, zasady serwisowania oraz różnice w wyposażeniu pojazdów. Zresztą bardzo ciekawym doświadczeniem było prowadzenie negocjacji w trzech językach: czeskim, polskim i angielskim.

Rynek rynkowi różny

Okazało się na przykład, ze większość marek nie negocjuje takich kontraktów centralnie i niestety trzeba to ustalać odrębnie dla Polski, Czech i Słowacji i prowadzić wielowątkowe spotkania. Występują spore różnice w cennikach bazowych importerów/producentów oraz polityce rabatowej, która uzależniona jest od pozycji rynkowej marki w danym kraju. Różnice dotyczą także wyposażenia określonych modeli, a nawet wariantów samochodów. Konkretny model nie zawsze jest dostępny w każdej lokalizacji.