Tworzymy idealne car policy

Przeczytaj także: Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Przezorny zawsze zabezpieczony

Czasem wręcz nie wypada pisać o kwestiach teoretycznie logicznych, ale życie pokazuje, że nie dla każdego pewne sprawy są oczywiste, więc również poniższy zapis warto rozważyć przy tworzeniu lub modyfikowaniu car policy. Przykład stanowi sprawa zabezpieczenia pojazdu. Tak więc...

Pracownik ma obowiązek:

• zamknąć pojazd,
• uruchomić zabezpieczenia antykradzieżowe,
• parkować auto w określonych miejscach (np. na parkingu strzeżonym jeśli firma zdecyduje się na taki zapis),
• zabezpieczyć kluczyk i dokumenty,
• nie pozostawiać cennych przedmiotów w pojeździe (brak odpowiedzialności firmy).

Paliwowe abecadło

Osoby rozdział warto poświęcić kwestiom zakupu paliwa. Trzeba określić jego rodzaj (benzyna, Diesel, LPG, zwykłe, wysokooktanowe), na jakich stacjach można tankować (przydatny będzie załącznik z adresami obiektów), ewentualne limity zakupu (w litrach lub kwocie). Do tego należy opisać zasady zakupu innych płynów, czynności lub części eksploatacyjnych (myjnia, płyn do spryskiwaczy, akcesoria) oraz kiedy można tankować. Wiele przedsiębiorstw na przykład zakazuje tankować w okresie od piątku godzina 16 do poniedziałku godzina 8. Koniecznie trzeba wpisać zakaz tankownia do kanistrów, wymóg podawania stanu licznika w kasie stacji oraz zasady postępowania jeśli pracownik zapomni karty paliwowej.

Adnotacja całkiem przyjemne

Oprócz licznych obowiązków, jeśli firma wyrazi zgodę, można się pokusić o znacznie przyjemniejsze dla kierowcy zapisy. Jedna z nich dotyczy szansy odkupu auta w atrakcyjnej cenie (np. rabat zależy od szkodowości). Inna wartość dodana to premia za uzyskaną wysoką cenę odsprzedaży, budżet na zakup nowego auta z bogatszym wyposażeniem lub lepszego modelu, itp. Ciekawe rozwiązanie stanowi dodatkowy limit kilometrów prywatnych (uwaga na kwestie podatkowe), czy luksusowe auto na urlop.

Jak już wcześniej wspomniano, odpowiednich regulacji wymaga udostępnienie samochodu do celów prywatnych.

Niepokorny pracownik

Trzeba określić w jaki sposób będą załatwiane kwestie związane ze złamaniem przez pracownika zasad car policy, czyli formę rozliczenia roszczeń z pracownikiem (faktura, nota księgowa, zgoda na potrącenie z wynagrodzenia). Warto wskazać metodę rozwiązywania ewentualnych sporów prawnych - przez sądy powszechne właściwe dla siedziby pracodawcy.

Flotowy telefon alarmowy

Dokument car policy musi koniecznie zawierać kontakt do osoby mogącej pomóc kierowcy w każdej chwili. Czyli telefon i mail do osoby odpowiedzialnej za flotę, kontakt do zastępcy flotowca, numer telefonu do assistance (CFM lub assistance ubezpieczyciela), informacje o pozostałych decydentach w sprawach aut służbowych (kto, jaki dział, za co odpowiada, itp.). Wreszcie formy informowania użytkowników o zmianach w polityce flotowej (poczta elektroniczna, dostęp do dokumentów na stronie firmy, dokumenty tradycyjne, itd.)

Prawo oparciem polityki

Opracowana przez firmę polityka flotowa musi uwzględniać obowiązujące w tym zakresie przepisy prawne, jak choćby Kodeks pracy, BHP, prawo podatkowe,
Kodeks drogowy, itp. Warto wskazać linki do wymienionych dokumentów.

Aby politykę flotową uznać za obowiązującą, pracowniku musi ją podpisać wraz z datą i adnotacją: „zapoznałem/łam się, zrozumiałem oraz zobowiązuje się do przestrzegania zasad zawartych w Regulaminie Użytkowania Samochodów Służbowych”. Warto dodać akapit, że „powyższy regulamin ma zastosowanie do wszystkich samochodów otrzymanych z firmy po podpisaniu protokołu odbioru (również aut zastępczych)”. Zmiany i aktualizacja dokumentacji oraz polityki flotowej będzie dostarczana za pośrednictwem poczty elektronicznej.


Odpowiedzialność pracownika

W car policy możemy zapisać odpowiedzialność materialną pracownika za:

• uszkodzenia pojazdu nieobjęte ubezpieczeniem (np. porysowany dach od anteny CB),
• szkody naruszające warunki ubezpieczenia ( np. holowanie przyczepy),
• uszkodzenia wnętrza pojazdu w związku z niewłaściwą eksploatacją (np. podarta tapicerka),
• uszkodzenia w związku z niedozwolonym montażem (np. otwory w konsoli po śrubach),
• braki wyposażenia i dokumentów (zgubione kluczyki, kołpaki, dowód rejestracyjny, książka serwisowa),
• niewłaściwa eksploatacja (np. niewłaściwe paliwo),
• szkody umyślne,
• szkody wyrządzone pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
• ponadnormatywne zużycie części oraz materiałów eksploatacyjnych,
• odpowiedzialność za naprawy wykonane przez pracownika bez zgody i wiedzy firmy,
• niezastosowanie się do regulaminu oraz do zaleceń firmy skutkujące dodatkowymi kosztami lub stratą finansową dla firmy.

Obowiązki kierowcy

Obowiązki pracownika przy zwrocie auta, jakie można zapisać w polityce flotowej:

• zgłoszenie ewentualnych szkód,
• zatankowanie do pełna,
• uzupełnienie wyposażenia (np. zaślepki od ISOFIX-a, zabezpieczenie gniazda 12v),
• czyszczenie tapicerki,
• umycie pojazdu,
• odbiór opon z depozytu,
• demontaż wyposażenia dodatkowego,
• usunięcie naklejek z nadwozia.

Załączniki do regulaminu:

• warunki ubezpieczenia pojazdów,
• zalecenia dotyczące użytkowania pojazdów pochodzące od CFM-u,
• protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu,
• regulamin użytkowania kart paliwowych,
• wzór oświadczenia na wypadek kolizji/wypadku,
• ewidencja przebiegu pojazdu.

Eksploatacja pojazdu - codzienne czynności obsługowe:

• kontrola płynów,
• kontrola ogumienia,
• oczyszczenie szyb, lusterek, usunięcie śniegu,
• kontrola ewentualnych uszkodzeń.