Tworzymy idealne car policy

Przeczytaj także: Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Pracownik (nie) pamięta o przeglądzie

Kierowca ma obowiązek użytkować pojazd zgodnie z obowiązującymi przepisami ze szczególnym uwzględnieniem kodeksu drogowego: przestrzeganiem limitów prędkości, zachowaniem trzeźwości, jazdy w zapiętych pasach bezpieczeństwa, itp. Można także wpisać do car policy zakaz rozmów przez telefon w czasie jazdy lub obowiązek korzystania z zestawów głośnomówiących (pamiętajmy tutaj o protokole zdawczo-odbiorczym tego urządzenia). Prowadzący auto odpowiada za zabezpieczenie przewożonych przedmiotów/ładunków oraz za „transportowane” osoby. Przydatna będzie zapewne adnotacja o zakazie umieszczania na pojeździe naklejek, symboli emblematów bez zgody firmy. W tym punkcie trzeba tutaj również uwzględnić flotowe zasady korporacyjne występujące szczególnie w dużych podmiotach międzynarodowych.

Osoba korzystająca z samochodu zobowiązuje się do użytkowanie go zgodnie z zaleceniami zawartymi w instrukcji oraz zaleceniami dotyczącymi obsługi technicznej. Pracownik jest odpowiedzialny za przestrzeganie terminów przeglądów (zalecana tolerancja +/-500 kilometrów. Za niewykonanie przeglądu technicznego we właściwym terminie kierowca powinien ponieść odpowiedzialność związaną z kosztami wynikającymi z powodu nieprzestrzegania umowy gwarancyjnej (plus ewentualnie kara finansowa z tytułu utraty wartości auta z powodu utraty gwarancji).

Utrata dokumentów, kluczyków...

Kolejny dopisek warto poczynić, kiedy pracownikowi zostanie odebrana możliwość korzystania z samochodu. Może to być na przykład umyślna szkoda, notoryczne powodowanie wypadków, utrata prawa jazdy, itp. Informacja o tym powinna trafić do bezpośredniego przełożonego kierowcy. Ważna adnotacja dotyczy faktu, że: „pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody na skutek nie poinformowania menedżera floty i swojego przełożonego o złym stanie technicznym pojazdu”.

Ponadto pracownik zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania firmy o utracie dokumentów niezbędnych do użytkowania pojazdu (prawo jazdy, ale i dowód rejestracyjny) oraz kluczyków i o okolicznościach, które zgodnie z prawem uniemożliwiają lub mają wpływ na prowadzenie pojazdów. Ponosi także wszelkie konsekwencje związane z naruszeniem prawa - firma nie angażuje się w ewentualne spory prawne zatrudnionego. Jeszce jedno. Jeśli stan samochodu zagraża bezpieczeństwu kierowcy nie ma on prawa użytkować samochodu.

Jazda do serwisu

Niezwykle ważną rolę w funkcjonowaniu parku maszyn odgrywa serwisowanie. W car policy warto więc zamieścić informacje o zasadach zgłaszania i umawiania przeglądów. Zazwyczaj odpowiada za to pracownik, który musi poinformować zarządcę samochodami o planowanym przeglądzie oraz zgłosić zakres ewentualnych dodatkowych napraw, by menedżer mógł je zautoryzować. Przydatne będą także wiadomości o tym, do których serwisów i w jakich godzinach można się udać w razie awarii.

Czynnościom serwisowym podlega także ogumienie. Polityka flotowa powinna więc zawierać informacje o punktach lub sieci obsługującej naszą firmę, zasady umawiania wizyt i co niezwykle ważne: określenie nieprzekraczalnego terminu wymiany opon na letnie/zimowe wraz z odpowiedzialnością materialną pracownika za niewykonanie wymiany we wskazanej dacie. Zakup nowych opon autoryzuje zazwyczaj administrator floty, dział zakupów lub właściciel przedsiębiorstwa. Niezbędne jest również wskazanie zakresu odpowiedzialności pracownika za uszkodzenie opon z jego winy. Zarządca autami powinien być bowiem szczególnie wyczulony na usterki związane z wjeżdżaniem pod wysokie krawężniki czy jazdę na uszkodzonym ogumieniu. Kierowca ma bowiem obowiązek kontrolowania stanu opon i zgłaszania flotowcowi, jeśli coś budzi niepokój użytkownika.

Jest dobrze, ale... miałem wypadek

Ważny punkt polityki flotowej dotyczy sytuacji, gdy dojdzie do kolizji lub wypadku. Warto określić stosowne różnice między tymi zdarzeniami oraz podać procedury postępowania: wezwanie policji (względnie spisanie danych sprawcy, pojazdu, którym jechał sprawca, dane polisy), pogotowia, udzielenie pomocy poszkodowanym, zawiadomienie pracodawcy/przełożonego, właściciela pojazdu (CFM, leasing), spisanie danych świadków zdarzenia, wykonanie dokumentacji fotograficznej, itp. Dobre rozwiązanie stanowi załączenie specjalnego druku: „Oświadczenie o winie sprawcy” - dostaniemy go na przykład od naszego ubezpieczyciela. Pracownik wypełniając wszelkie oświadczenia lub prosząc o to osoby trzecie, musi pamiętać o podpisach pod nimi wraz z datą.

Car policy powinno także zawierać odpowiedzialność materialną pracownika z tytułu powstania szkody komunikacyjnej z jego winy. Rozwiązań jest w tym zakresie wiele: kara procentowa do wysokości kwoty netto szkody, kwotowo za szkodę do maksymalnej wartości szkody, narastająco (więcej szkód – większa odpowiedzialność), odebranie premii, itp.

Pracownik jednak zawsze ma prawo do podania swoich okoliczności zdarzenia co może mieć wpływ na podjęcie decyzji (rozłożenie kwoty na raty, zmniejszenie kwoty). Polecamy stosowanie odpowiedzialności materialnej tylko w przypadku bezspornej winy kierowcy, ale być w tym konsekwentnym. Ważny element stanowi zapis dotyczący ponoszenia kosztów przez kierowcę za szkody parkingowe niezgłoszone na policję lub menedżerowi floty.