Tworzymy idealne car policy

Przeczytaj także: Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Przedstawione w niniejszej publikacji zasady stanowią tylko modelowe przykłady, mogące być modyfikowane, w zależności od profilu firmy, branży, wielkości floty, bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, sygnałów z rynku motoryzacyjnego, itp.

Po co komu polityka?

Car policy czyli „po naszemu” polityka flotowa to w skrócie ujmując zbiór zasad i przepisów normujących w firmie przyznawanie i eksploatację samochodów służbowych. Ktoś może spytać po co wprowadzać te regulacje? Powodów jest wiele. Przede wszystkim uporządkowanie wszelkich procedur i uniknięcie nieporozumień powodujących w następstwie szkody finansowe dla przedsiębiorstwa.

Jedną z misji opiekuna floty jest zapewnienie użytkownikom maksymalnego bezpieczeństwa. Dobrze skodyfikowany dokument ma w tym pomóc. Poza tym będzie on miał wielki wpływ na optymalizację kosztów użytkowania pojazdów jak i dbałość o wizerunek przedsiębiorstwa, bo przecież samochód to wizytówka wielu podmiotów gospodarczych. Dodajmy do tego dbałość o przestrzeganie obowiązującego prawa, środowiska naturalnego, itp.

Dokument powinna przygotować osoba mająca w swoich obowiązkach opiekę nad pojazdami służbowymi, ale przy współpracy z działem finansowym, HR, działami sprzedaży, księgowości, nawet zarządem, szczególnie w przypadku małych firm. Które podmioty gospodarcze powinny mieć car policy? Poza jednoosobowymi działalnościami praktycznie wszystkie!

Dlaczego Mercedes a nie Dacia

W polityce flotowej trzeba koniecznie określić kto może otrzymać auto służbowe i przez kogo ono może zostać przyznane. Warto zawrzeć zasady dotyczące wyboru marek, modeli, jednostek napędowych, wersji nadwozia oraz wyposażenia. Jeśli firma zdecyduje się zastosować limit przebiegu (kilometry/litry/dana kwota na miesiąc), też trzeba o tym poinformować użytkownika. Określamy również planowaną długość eksploatacji pojazdów (wiek, przebieg), a także zasady zakupu nowych aut. Kwestie, jakie elementy należy brać pod uwagę przy decyzji, czy przedsiębiorstwo będzie jeździć trzy czy pięć lat, z przebiegiem 100 000/200 000 kilometrów, jakie auta zostaną zakupione, itp. – to temat na zupełnie inny artykuł.

Komu auto, komu...

Teoretycznie jednym z głównych warunków jest podpisanie umowy o pracę. Ale w wielu przedsiębiorstwach pojazdy otrzymują również pracownicy kontraktowi, w tym osoby piastujące wysokiej rangi stanowiska menedżerskie, jak i... pracownicy „zatrudnieni”, jako jednoosobowe podmioty gospodarcze. Zwykle na dane stanowisko przypada określony pojazd lub określone zasady jego wyboru.

Niezależnie od tego, warto za każdym razem sprawdzać ważność prawa jazdy oraz w razie potrzeby dodatkowe dokumenty wymagane dla danego typu przewozów (autobusy, samochody ciężarowe). Idealne rozwiązanie stanowi przeprowadzenie i zaliczenie przez kierowcę testu umiejętności prowadzenia pojazdu, co jednak w przypadku flot ogólnopolskich jest trudne (co nie znaczy, że niemożliwe) do zrealizowania. Do tego dochodzi zaświadczenie lekarskie (psychotechnika), zaliczone szkolenie BHP oraz w razie konieczności zaświadczenie lekarskie dla osób wracających do pracy po wypadku. O tym wszystkim oczywiście warto napisać w polityce flotowej.

Wydanie i zwrot

Procedura wydania i zwrotu pojazdu w polityce flotowej powinna zawierać określenie miejsca i czasu, w którym to następuje. Idealny stan następuje, gdy menedżer floty może uczestniczyć bezpośrednio, lecz nie zawsze jest to możliwe. Istotną rolę czasem odegra klauzula: „pracownik jest zobowiązany zwrócić samochód na każde wezwanie pracodawcy w terminie i miejscu przez niego wskazanym”. O tym w jak sposób użytkownik musi przygotować samochód informujemy w jednej z ramek.

Rajdy tylko w telewizji

Czyli określamy cele służbowe, do jakich służy pojazd, zasady rozliczenia przejazdów prywatnych jeśli jest na to zezwolenie, kto może korzystać z auta (tutaj nierzadko potrzeba akceptacji firmy wynajmującej samochód\leasingowej). Koniecznie trzeba określić zakres terytorialny użytkowania środka lokomocji (Polska, Europa, wyłączenia), kilometrażowy limit przebiegu samochodu w całym cyklu użytkowania (bo przecież przed jego przekroczeniem zamierzamy auto sprzedać). Warto poinformować o prowadzonej ewidencji przebiegu oraz ograniczeniach typu holowanie innych pojazdów, uczestnictwo w rajdach, przewożenie ładunków niebezpiecznych, przewożenie przygodnych pasażerów, palenie tytoniu w aucie, itp. Poza tym w dobrym tonie będzie, jeśli poinformujemy użytkownika o możliwości zainstalowania systemów monitoringu (GPS).